2012年12月24日

メールのいろは(1) テキスト形式とHTML形式

 メールの形式にはテキスト形式とHTML形式の2種類があります。テキスト形式とは、プレーンな文字情報だけを扱う形式で、書体や文字サイズなどは指定することができません。一方のHTML形式は、Wordなどのワープロを使う感覚で書体もサイズも自由自在に指定できるし、色文字を使ったり画像や音楽などを貼り付けることも可能です。

 当然ながらHTML形式のメールを作成したくなりますが、それぞれメリットとデメリットがあるので要注意です。

<テキスト形式>
○ あらゆるメールソフトで受信可能。
○ メールのファイルサイズが小さいので、転送時間が短い。
○ 受信側で、見やすい書体や文字サイズに変更して表示させることが可能。
× 文字情報だけなので、ときには味気ない。
× 1行の文字数が多すぎると、受信側の表示では変な場所で改行されてしまう。

<HTML形式>
○ 画像を貼り付けるなど変化に富んだレイアウトが可能で、見た目がいい。
○ 文字の折り返しを気にしなくてもよい。
× HTML形式を扱えるメールソフト以外は、表示がおかしくなる。
× メールのファイルサイズが大きくなるので、転送に時間がかかる。
× 受信側で、書体や文字サイズを変更して表示させることは不可。
× HTML形式にする意味がない文面の場合、受信者から顰蹙をかう。

<HTML形式を使わない設定>
 メールを新規作成する場合、Outlook ExpressやOutlookでは初期設定でHTML形式になっています。いずれも[ツール]-[オプション]でメール形式の変更が可能。基本をテキスト形式にしても、HTML形式のメールを出したいときはメール作成時に個々に切り替えることができるからご安心。

posted by sankiyou at 00:00| Comment(0) | メール

2012年12月25日

メールのいろは(2) 同胞に同報?! 「CC」の場合

 同報機能には、<CC>と<BCC>の2つがあります。いずれも「1回の操作で一度に複数の人にメール送信ができる」機能ですが、若干の違いがあります。で、今回は<CC>の詳細です。

<CC>
「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略称。「同じメール内容」を「複数の相手」に「同時に送信」する機能です。

[宛先]欄に送信先アドレスを入力したのち、[CC]欄に他の送信先アドレスを入力するだけ。複数の送信先アドレスを入力したいときはアドレスごとに「;(セミコロン)」で区切ればいいのですが、[CC]の部分をクリックすれば[受信者の選択]が表示され、アドレス帳の一覧が登場するので、送りたい相手の名前をダブルクリックするだけで次々に入力することができます。あとは[送信]ボタンを押すだけ。すべての送信先アドレスに一挙に送信されることになります。

<あけっぴろげなCC>
 送信されたメールは、受信者側のメールソフト上で「送信指定した全員のメールアドレス」を表示します。つまり、受信者全員に[CC]欄に入力した送信先アドレスがバレてしまうので、誰にメールが送られたのかが判ることになります。

025-01_CC_439.jpg 
[宛先]欄に「A」、[CC]に「B」「C」「D」の各メールアドレスを入力すれば、届いたメールのヘッダには全員のメールアドレスが表示されます。

posted by sankiyou at 00:00| Comment(0) | メール

2012年12月26日

メールのいろは(3) 同胞に同報?! 「BCC」の場合

同報機能<CC>と<BCC>のうち、本日は<BCC>の詳細です。

<BCC>
「Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)」の略称。<CC>と同様、「同じメール内容」を「複数の相手」に「同時に送信」する機能です。なお、[BCC]が表示されていない場合は、[メッセージの作成]で[表示]→[すべてのヘッダー]をクリックすると表示されるようになります。

 使い方は、<CC>と同じ。[宛先]欄に送信先アドレスを入力したのち、[BCC]欄に他の送信先アドレスを入力するだけ。複数の送信先アドレスを入力したいときはアドレスごとに「;(セミコロン)」で区切ればいいのですが、[BCC]の部分をクリックすれば[受信者の選択]が表示され、アドレス帳の一覧が登場するので、送りたい相手の名前をダブルクリックするだけで次々に入力することができます。あとは[送信]ボタンを押すだけ。すべての送信先アドレスに一挙に送信されることになります。


<秘密主義の「BCC」>
「送信指定した全員のメールアドレス」を表示しません。表示されるのは受信者のアドレスだけ。[BCC]欄に入力された送信先アドレスの方は、メールを受信しても自分だけに来たメールだと思ってしまいます。

026-01_BCC_439.jpg 
[宛先]欄に「A」、[BCC]に「B」「C」「D」の各メールアドレスを入力すれば、届いたメールのヘッダには「A」のメールアドレスしか表示されません。

posted by sankiyou at 00:00| Comment(0) | メール

2012年12月27日

メールのいろは(4) 今、何時やねん

 時刻が狂ったパソコンからメールを送信するとどうなるか。結論は、どうもなりません。メールを受け取った先方のメールソフトには、正しい受信時刻が表示されるようになっているからです。なぜなら、我々が使っているパソコンとは異なり、プロバイダのサーバー(パソコン)は標準時を元にしているので、メールの受け渡し時刻に関しては正確だからです。

 でも、メール自体に埋め込まれている送信時間の情報は「狂った時刻のまま」だから話はこんがらかってきます。たとえばメールソフト「OutlookExpress」の場合ですが、受信者側の[受信時刻]には正確な時刻が表示されますが、メールを開いてみると[日時]には狂った時刻が表示されているはずです。ちなみに、過去にもらったメールを検証してみると、送信者ごとに微妙にパソコン時計が狂っているから愉快。中には数時間も狂っているモノもあって、思わず絶句してしまいます。

 さて、狂った時刻のまま使い続けても重大な被害を受けることはなく、作成したデータを保存する場合のタイムスタンプ(保存時の時刻)が正確ではなくなる程度なんですが、やっぱり気持ちが悪いので常に正しい時刻に修正しておきましょう。おすすめのフリーソフトは「時生 -Tokio-」です。

「時生 -Tokio-」
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/personal/se249414.html

027-01_Tokio.jpg 
フリーソフト「時生 –Tokio-」の起動画面。インターネット上で公開されているタイムサーバーから時刻を取得し、コンピュータの内蔵時計を修正することが出来ます。

posted by sankiyou at 00:00| Comment(0) | メール

2012年12月28日

メールのいろは(5) 返信メールに相手から来た文面を挿入

 お友だちから届いたメールの下方に、ご自分が出したメールの文面が挿入されているときがあります。行頭ごとに「>」マークが付いている文面です。「自分の手紙が突っ返されてきたようで不愉快だ」とおっしゃる方もいますが、相手はイヤミで載せたのではなく、お友だちがお使いのメールソフトの「オプション」設定でそうなっただけの話です。

<「返信に元のメッセージを含める」設定>
※メールソフト「OutlookExpress」の場合です。

1.「OutlookExpress」を起動。
2.[ツール]→[オプション]をクリック。
 ※[オプション]ダイアログが表示されます。
3.[送信]タグをクリック。

[送信]タグでは、さまざまなメールの返信方法を設定することができます。メール返信時に、相手から来たメールの文面を挿入するには「返信に元のメッセージを含める」のチェックボックスを「オン」にします。「オフ」にすると、文面は挿入されなくなります。

 企業間の連絡メールやオンラインショップの受注メールなどでは、どのメールに対する返信かを明確にするために「オン」にしている場合が多いようです。お友だちとのメールのやり取りでは、「オフ」にしていおいてもいいかもしれません。そのほうがスッキリしたメールになると思います。

028-01_option.jpg

posted by sankiyou at 00:00| Comment(0) | メール